Richiesta Sale

Ragione Sociale

Cognome e Nome della persona di riferimento

Indirizzo

Città

Codice Fiscale

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Codice Univoco

Indirizzo PEC

Indirizzo e-mail

Recapito telefonico

Recapito cellulare

Data (formato yyyy-MM-dd)

Fascia oraria
MattinoPomeriggioSeraTutto il giorno

Sala Leonardo (100 posti)Sala Galileo (50 posti)Sala Meeting (10 posti)

Spazio break
NoSi - Sala Galileo

Spazio accrediti
NoSi

Descrizione dell'evento

Impegno al versamento del corrispettivo secondo quanto contenuto nel preventivo se accettato
NoSi

Impegno al rispetto delle norme di sicurezza vigenti
NoSi

Assunzione di responsabilità per danni a persone o cose durante l'iniziativa organizzata
NoSi

Impegno al risarcimento degli eventuali danni
NoSi

Regolamento
ART. 01 – OGGETTO DEL REGOLAMENTO. Il presente regolamento disciplina le modalità di concessione per l’utilizzo delle sale conferenze de IL MILLESIMO SRL. I luoghi oggetto del regolamento sono: le tre sale conferenze e i locali comuni situati a Modena in Via Giardini 468.
ART. 02 - DESTINAZIONE ED USO DEI LOCALI. L’uso delle sale de IL MILLESIMO SRL è consentito per congressi, conferenze, dibattiti, per la trattazione di argomenti di carattere economico, sociale, politico e culturale, promossi da Enti Pubblici, Associazioni, Organismi e singoli privati che operino in tali settori. IL MILLESIMO SRL si riserva la facoltà di concedere o negare l’uso delle sale, a suo insindacabile giudizio, ed in ogni caso tenendo conto prioritariamente delle proprie esigenze. E’ fatto assoluto divieto di svolgere attività a carattere commerciale di qualsiasi natura.
ART. 03 – RICHIESTA UTILIZZO. La richiesta di concessione in uso deve essere presentata in forma scritta, utilizzando l'apposito form presente nel sito de IL MILLESIMO SRL e dovrà pervenire alla Segreteria de IL MILLESIMO SRL, di norma, almeno 15 giorni prima della data stabilita per lo svolgimento della manifestazione. La richiesta, a firma del legale rappresentante dell’ente/società/associazione richiedente, deve contenere dichiarazione di accettazione del presente regolamento in tutte le sue clausole, oltre alle seguenti indicazioni e impegni:
- Denominazione dell’ente, sua sede e dati fiscali;
- Generalità del rappresentante/responsabile dell’ente richiedente al quale potrà essere fatto riferimento;
- Breve descrizione dell’iniziativa che si intende realizzare (oggetto, soggetti realizzatori, destinatari, numero di partecipanti previsti, ecc.) e modalità di svolgimento della stessa;
- Data e fascia oraria di utilizzo (inizio e termine dell’iniziativa), compreso l’allestimento e il disallestimento;
- Impegno a corrispondere a IL MILLESIMO SRL il corrispettivo secondo il preventivo se accettato e le modalità di versamento successivamente indicate;
- Impegno a rispettare le norme di sicurezza;
- Assunzione di responsabilità per danni arrecati a persone o cose durante la gestione delle iniziative autorizzate, ivi compreso il furto, l’incendio nonché per atti o fatti illeciti che dovessero verificarsi in occasione o nel corso dell’iniziativa stessa, sia per fatto proprio che di terzi;
- Impegno al risarcimento per eventuali danni che fossero prodotti agli spazi, attrezzature, suppellettili e impianti presenti presso ciascuno degli spazi concessi in uso;
La prenotazione si riterrà effettiva al momento del pagamento dell’importo previsto dal tariffario.
Il Concessionario non potrà sostituire altri nel godimento della sala neppure parzialmente od a titolo gratuito, pena la decadenza del diritto alla concessione.
L’eventuale disdetta della sala è da comunicarsi almeno 7 giorni prima della data fissata per l’utilizzo. Il Concessionario in caso di mancata disdetta della sala è tenuto al pagamento della tariffa stabilita.
L’utilizzo delle sale è subordinato ad apposita autorizzazione del Legale Rappresentante de IL MILLESIMO SRL (o suo delegato), che si riserva il diritto di valutare l’opportunità dell’utilizzo in rapporto a quanto previsto dal presente regolamento e alle caratteristiche delle sale stesse.
ART. 04 – DESTINAZIONE D’USO. La destinazione d’uso delle sale non potrà essere variata rispetto alle richieste, per cui ogni altro uso, ancorché similare, deve essere preventivamente autorizzato.
ART. 05 – RESPONSABILITA’. Il legale rappresentante dell’Ente richiedente o la persona dallo stesso delegata (ovvero il nominativo che effettua la prenotazione – se diverso dal legale rappresentate) viene ritenuto responsabile dell’ordine e della salvaguardia delle sale, del suo arredo e di quanto in essa contenuto; esso assume, oltre alla responsabilità oggettiva dell’evento, tutte le responsabilità conseguenti agli eventuali danni arrecati a persone e cose durante l’uso delle sale. I relativi oneri restano a carico degli utilizzatori. Il Concessionario è responsabile dei danni che dovessero derivare a terzi o a IL MILLESIMO SRL in dipendenza della concessione ed a suo carico sarà posto il rimborso per i danni stessi, senza riserve od eccezioni. IL MILLESIMO SRL non si assume alcuna responsabilità per fatti accaduti nei locali dati in uso o comunque per danni a qualsiasi titolo patiti dalle persone ospiti dell’iniziativa del Concessionario ed è sollevata in ogni caso da ogni responsabilità inerente alla custodia dei beni mobili di proprietà dei terzi depositati nelle sale e nell’atrio in conseguenza della manifestazione e ai danni da chiunque arrecati a tali beni mobili. IL MILLESIMO SRL è esonerato da qualsiasi responsabilità nell’eventualità che, per cause di forza maggiore quali scioperi, black-out elettrico o guasti tecnici alle apparecchiature, eventi naturali straordinari, sia impedito lo svolgimento dell’iniziativa. Il Concessionario manleverà e terrà indenne IL MILLESIMO SRL da eventuali pretese di terzi al riguardo.
ART. 06 – ESERCIZIO DELLE SALE. Tutte le attività necessarie per il funzionamento e l’esercizio della sale sono di esclusiva competenza de IL MILLESIMO SRL. E’ fatto divieto di eseguire modifiche e/o aggiunte allo stato degli arredi, degli impianti, ecc. di qualsiasi entità. I locali, gli arredi, gli impianti sono consegnati in perfetto stato di conservazione e manutenzione e dovranno essere resi nelle medesime condizioni. E’ vietata l’affissione di manifesti, volantini ed inviti fuori dalle apposite bacheche. Eventuali servizi aggiuntivi, quali registrazione, riprese video, posizionamento di corpi illuminanti, ecc., dovranno essere concordati preventivamente con IL MILLESIMO SRL il quale si riserva l’obbligatorietà a servirsi di sue ditte di fiducia.
ART. 07 – VIGILANZA. IL MILLESIMO SRL si riserva la facoltà di esercitare il controllo dello stato di conservazione ed uso dei locali concessi.
ART. 08 - PRESCRIZIONI GENERALI DI SICUREZZA. Ciascuna sala ha un limite massimo di capienza che non può essere superato. E’ onere dell’utilizzatore prevedere e predisporre tutte le misure necessarie affinché il numero dei presenti all’interno delle sale, durante l’utilizzo, non superi il massimo previsto. La capienza massima delle sale è:
- Sala Leonardo - 100 persone (oltre a n. 5 oratori)
- Sala Galileo - 50 persone (oltre a n. 3 oratori)
- Sala Meeting - 10 persone
Si precisa inoltre che:
- La reception può essere utilizzato solamente per iscrizioni e registrazioni dei partecipanti agli incontri e distribuire loro materiale informativo, usufruendo degli arredi presenti. Su espressa richiesta e dietro autorizzazione de IL MILLESIMO SRL la Sala Galileo può essere utilizzato per attività accessorie (es. buffet o coffee break) alle riunioni organizzate in Sala Leonardo, purché non ci siano altre riunioni in corso o programmate in una delle altre sale nella stessa fascia oraria. In ogni caso è ammessa la presenza massima pari a quella della sala utilizzata per la riunione;
- E' vietato consumare cibi e bevande all'interno delle sale;
- E’ vietato introdurre animali all’interno dei locali e delle sale.
Tali vincoli dovranno essere tassativamente osservati e fatti osservare dal responsabile del Concessionario, costituendo tale vincolo responsabilità esclusiva per ogni e qualsiasi conseguenza connessa a tale inadempienza. Analogamente sono a carico esclusivo del Concessionario le disposizioni relative all’ordine pubblico e alla incolumità pubblica di cui al Testo Unico delle Leggi di PS, oltre che la sicurezza dei lavoratori, con riferimento al D.Lgs. 81/2008.
ART. 09 – MISURE DI GESTIONE DELLA SICUREZZA. IL MILLESIMO SRL, per assicurare il corretto, sicuro e regolare uso delle sale, prescrive al responsabile del Concessionario, nel corso dell'esercizio, l’osservanza delle misure di gestione della sicurezza, ed in particolare:
- i sistemi di vie di uscita devono essere tenuti costantemente sgombri da qualsiasi materiale che possa ostacolare l'esodo delle persone e costituire pericolo per la propagazione di un incendio;
- il responsabile individuato dal Concessionario vigilerà sull’osservanza del divieto di fumare nei locali delle sale ed in quelli attigui;
- nelle sale e nei locali attigui è proibito l’uso di fiamme libere o di qualsiasi altro apparato alimentato a gas;
- nelle sale e nei locali attigui è in ogni caso proibito cuocere e/o riscaldare alimenti, anche con l’ausilio di apparati elettrici;
- prima dell'inizio di qualsiasi manifestazione, il personale incaricato da IL MILLESIMO SRL controlla la funzionalità del sistema di vie di uscita, il corretto funzionamento dei serramenti delle porte, nonché degli impianti, dei dispositivi e delle attrezzature di sicurezza;
- il personale incaricato da IL MILLESIMO SRL assicura il funzionamento – verificandone l’efficienza prima dell’utilizzo della Sala - dei presidi antincendio e degli impianti elettrici, l’illuminazione di sicurezza; i dispositivi di sicurezza degli impianti di ventilazione, condizionamento e riscaldamento, nonché il funzionamento di tutti gli apparati audiovisivi;
- il personale incaricato da IL MILLESIMO SRL coadiuvando e supportando il responsabile individuato dal Concessionario attiva i servizi di soccorso in caso di necessità.
ART. 10 – RISARCIMENTO DEI DANNI MATERIALI. IL MILLESIMO SRL si riserva in qualsiasi momento di porre a carico dell’utilizzatore delle sale eventuali spese sostenute per le riparazioni ed il ripristino dello stato dei luoghi e degli arredi alle stesse condizioni preesistenti la concessione d’uso, oltre che per ogni eventuale maggior danno eventualmente patito da IL MILLESIMO SRL per il mancato utilizzo delle sale per tutto il tempo necessario per lo svolgimento delle operazioni di ripristino.
ART. 11 – CONCESSIONE D’USO DELLE SALE. IL MILLESIMO SRL concede l’uso delle sale ai soggetti che, avendone titolo, ne hanno fatto previamente richiesta nei termini e con le modalità previste dal presente regolamento. Verranno eventualmente disciplinate – caso per caso – ulteriori modalità con riferimento tra l’altro all’utilizzo dell’atrio, delle attrezzature multimediali e dell’arredo o per esigenze particolari manifestate dal Concessionario in sede di richiesta.
ART. 12 – ACCESSO E DISIMPEGNO DELLE STRUTTURE IN CONCESSIONE. L’accesso alle strutture – da parte del Concessionario - per predisporre ed allestire quanto necessario all’utilizzo delle sale e anche per effettuare prove di funzionamento e/o videoproiezioni per lo svolgimento delle manifestazioni potrà avvenire esclusivamente dietro accordi con la Segreteria de IL MILLESIMO SRL. Il disallestimento delle sale deve essere garantito entro l’orario indicato come termine all’atto della prenotazione. Il personale de IL MILLESIMO SRL provvederà alla verifica dello stato delle sale a disallestimento avvenuto.
ART. 13 – CORRISPETTIVO DI CONCESSIONE. La concessione d’uso della sala è subordinata al preventivo versamento del corrispettivo previsto da apposito tariffario, fissato da IL MILLESIMO SRL. Le disdette senza nessun costo a carico vengono accettate con un anticipo di almeno 7 giorni. Le disdette formulate entro i 7 giorni antecedenti la data dell’evento prenotato, non daranno diritto ad alcuna restituzione del corrispettivo versato.
ART. 14 – REVOCA DELLA CONCESSIONE. La concessione della sala potrà essere in ogni momento revocata per motivi di ordine pubblico o di sicurezza o per altri gravi motivi. Eventuali manchevolezze riscontrate nell’uso della sala costituiranno valido motivo al diniego di nuove concessioni.

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